Nice Group cải thiện hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng với FastReactPlan

Tại Sao Phải Tập Trung Vào Công Tác Lập Kế Hoạch?

Sự thay đổi nhu cầu của khách hàng là động lực chính của dự án lập kế hoạch, đặc biệt là gia tăng sự phân tách đơn hàng và giảm thời gian sản xuất. Để nắm bắt xu hướng này, Nice Group đã xác định các mục tiêu dự án cụ thể để:

• Cải thiện cả tốc độ và độ chính xác của quá trình xác nhận đơn hàng
• Tối ưu hóa việc sử dụng công suất và đồng thời đạt được yêu cầu của khách hàng
• Đạt được việc giảm thời gian sản xuất và yêu cầu QR mà không ảnh hưởng đến công suất hoặc hoạt động giao hàng
• Đảm bảo quy trình lập kế hoạch có thể hỗ trợ sản xuất LEAN với việc lập lịch trình và quản lý tốt hơn các vấn đề hạn chế và quy trình đặc biệt
• Đạt được tất cả những điều trên nhưng không làm tăng nhân viên và khối lượng công việc quản lý. Đặc biệt, cải thiện tốc độ và độ chính xác của thông tin liên lạc, điều phối và báo cáo.

Giải Pháp và Cách Tiếp Cận Dự Án

Ban lãnh đạo cấp cao nhất của Nice Group đã xác định một số Yếu Tố Thành Công Quan Trọng (CSF) để đảm bảo rằng họ sẽ tận dụng được FastReactPlan một cách tối ưu và đảm bảo đạt được các mốc thời gian của dự án.

• Một ban chỉ đạo dự án bao gồm lãnh đạo cao nhất và người phụ trách quy trình chính được thành lập.
• Đội ngũ cùng với sự giúp đỡ của các chuyên gia tư vấn của Coats Digital, đã nêu bật các lĩnh vực quy trình kinh doanh cần thay đổi bằng cách nghiên cứu cách làm việc hiện tại và so sánh với quy trình lập kế hoạch thực hành tối ưu.
• Ban chỉ đạo đã nhất trí về một SOP (Quy Trình Hoạt Động Tiêu Chuẩn) sẽ đảm bảo toàn bộ doanh nghiệp sẽ tối đa hóa việc sử dụng FastReactPlan và đảm bảo kết quả.
• Thiết lập Chỉ số đo lường hiệu (KPI) quả công việc, cả các biện pháp kinh doanh và hoạt động và giám sát thường xuyên, để giúp cấp quản lý giám sát những thay đổi đang diễn ra và kết quả đạt được

Sự Khác Biệt – Trước và Sau

Khun Bird, Trưởng Đội Ngũ Lập Kế Hoạch Tập Trung của Nice Group có trụ sở tại Khonkaen, giải thích những lợi ích đầu tiên là việc thiết lập một quy trình lập kế hoạch thực tế và minh bạch hơn trong toàn đội ngũ: “Một cách dễ dàng hơn nhiều để phối hợp và giao tiếp hàng ngày giữa trụ sở chính và 15 nhà máy là lợi ích lớn đầu tiên. Trước FastReactPlan, đội ngũ lập kế hoạch Khonkaen tập trung và các đơn vị sản xuất trong nước đều làm việc trên các tệp tin của riêng họ. Quá trình phối hợp diễn ra chậm chạp và chúng tôi chỉ có thể vạch ra các kế hoạch mới nhất của nhà máy với kế hoạch HQ mỗi tháng một lần.”

“Việc thiếu khả năng hiển thị và mất nhiều thời gian để lập kế hoạch và phối hợp trong toàn đội ngũ có nghĩa là trước đây chúng tôi thường chỉ tìm thấy vấn đề của mình vào phút cuối cùng gần ngày giao hàng, vì vậy không có thời gian để giải quyết vấn đề bằng một giải pháp hiệu quả.”

Khun Bird tiếp tục, “Chúng tôi cũng đang cập nhật và chia sẻ tiến độ so với kế hoạch mỗi ngày. Chúng tôi nhận được cảnh báo tự động về các vấn đề tiềm ẩn, vì vậy, nếu chúng tôi sản xuất nhanh hơn hoặc chậm hơn mục tiêu, các nhà lập kế hoạch chủ động phối hợp chặt chẽ với đội ngũ sản xuất hàng ngày, tập trung vào giải quyết vấn đề và giảm thiểu rủi ro bằng cách lập kế hoạch lại dựa trên tình hình thực tế mới nhất.”

“Một sự khác biệt rất quan trọng khác với FastReactPlan, đó là chúng tôi có thể lập một kế hoạch chi tiết hơn trong thời gian ngắn hơn! Điều này có nghĩa là bây giờ đội ngũ của chúng tôi có thể lập một kế hoạch thực tế hơn và có thể thực hiện được. Chúng tôi có thể linh hoạt di chuyển nhân lực qua các dây chuyền sản xuất để phù hợp với kiểu thiết kế và quy mô đơn hàng. Sau đó, chúng tôi có thể điều chỉnh lịch trình sản xuất để có tính đến tần suất thay đổi kiểu thiết kế và cập nhật mới nhất về kỹ năng của các thợ may của chúng tôi, tất nhiên là thay đổi theo từng dây chuyền và theo loại sản phẩm trong mỗi mùa.”

“Cuối cùng, tôi muốn nói rằng sự khác biệt quan trọng khác giữa cách làm việc cũ của chúng tôi và với FastReactPlan, là khả năng áp dụng logic hệ thống kéo LEAN trong cuộc sống thực. Chúng tôi đã áp dụng các nguyên tắc LEAN trong công việc kinh doanh của mình trong nhiều năm nên chúng tôi thực sự hiểu được logic của PULL, nhưng thực tế thì rất khó áp dụng vào thực tế bằng bảng tính. Trong FastReactPlan, các nguyên tắc PULL được tích hợp vào hệ thống nên các tác vụ trước khi sản xuất, như mẫu và quy trình trước khi may như cắt, in lụa và siêu thị, đều được kết nối với kế hoạch may. Vì vậy, tự động chúng tôi có một bức tranh rõ ràng và lịch trình về những gì cần xảy ra để đáp ứng kế hoạch, và nếu kế hoạch may hoặc giao hàng thay đổi, chúng tôi biết những gì khác cần thay đổi để phù hợp. Điều này giúp ngăn ngừa các vấn đề tắc nghẽn cổ chai và giữ cho dây chuyền sản xuất hoạt động trơn tru dễ dàng hơn nhiều.“

Kết Quả

1. Hiệu suất lập kế hoạch cải thiện từ 80% – 91% trong vòng 2 năm

2. Thời gian và nỗ lực lập kế hoạch giảm hơn một nửa

Ông Adisak Angsriprasert, COO tại Nice Group nhận xét, “Hiện nay chúng tôi không chỉ có quy trình lập kế hoạch tốt hơn nhiều mà còn thực sự khiến chúng tôi mất ít thời gian hơn trước. Đội ngũ lập kế hoạch của chúng tôi đã có thể giảm thời gian lập kế hoạch cho mỗi đơn đặt hàng của khách hàng từ 1 tuần xuống còn 1-2 ngày cho mỗi lần khách hàng đặt mua.”

“Chúng tôi cũng đã giảm đáng kể thời gian cần cho việc đánh giá hoạt động sản xuất hàng tuần. Giờ đây, chúng tôi có tất cả thông tin cập nhật mà chúng tôi cần về 15 nhà máy, tại một nơi, vì vậy cuộc họp thường kéo dài gần cả ngày nay chỉ cần khoảng 2 giờ, vì chúng tôi chỉ tập trung vào các vấn đề và giải pháp.”

“Các công cụ báo cáo FastReactPlan rất mạnh mẽ nhưng cần phải thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho mỗi báo cáo và chuẩn hóa thiết kế trong toàn bộ doanh nghiệp.”

3. Tăng hiệu suất nhà máy lên 4%

Ông Adisak Angsriprasert, COO tại Nice Group nhận xét, “Đội ngũ lập kế hoạch của chúng tôi hiện có các công cụ và tư duy để lập kế hoạch nhằm đạt được hiệu quả sản xuất tối ưu bằng cách tập trung vào việc đưa các dòng sản phẩm tương tự chạy trong thời gian dài hơn.”

“Chúng tôi đã có thể áp dụng thành công các nguyên tắc của hệ thống PULL để sau đó có thể quản lý việc cung cấp nguyên vật liệu cho phù hợp với kế hoạch và cũng kiểm soát tốt hơn WIP thông qua nhiều hoạt động trước khi may như thêu, dán và in lụa.”

“Nếu chúng tôi phải đối mặt với bất kỳ vấn đề nào, đội ngũ có thể xem chúng sớm hơn và tìm ra và thông thường sẽ tìm ra giải pháp trước khi nó ảnh hưởng đến quy trình sản xuất.”

4. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Ông Adisak Angsriprasert, COO tại Nice Group cho biết thêm, “Hai khách hàng chính của chúng tôi rất tập trung vào tốc độ và nhận được sản phẩm phù hợp kịp thời. Đội ngũ lập kế hoạch của chúng tôi hiện đã tự tin hơn nhiều khi thảo luận về công suất và cam kết về ngày giao hàng với người mua.”

“Chỉ số đo lường hiệu (KPI) quả công việc của chúng tôi cho thấy việc chúng tôi giao hàng cho người mua của từng đơn đặt hàng (PO), chính xác hơn nhiều so với trước đây và cũng như nếu chúng tôi gặp phải vấn đề, chúng tôi sẽ báo cáo và phản ứng với các vấn đề nhanh hơn rất nhiều để khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn vào quan hệ đối tác của chúng tôi.”

Vấn đề gì sẽ xảy ra tiếp theo?

Ông Adisak Angsriprasert cho biết, “Chúng tôi đã thấy, với việc sử dụng hợp lý FastReactPlan và ERP, là những hệ thống có thể thúc đẩy và hỗ trợ các quy trình kinh doanh tốt hơn và vì vậy chúng tôi cam kết số hóa hơn nữa để tăng tốc quá trình tổng thể và nhận được thông tin chính xác hơn để đưa ra quyết định.”